So verwalten Sie API-Kosten bei der Verhandlung von Softwareverträgen

Aug 18, 2023

So verwalten Sie API-Kosten bei der Verhandlung von Softwareverträgen

Führungskräfte kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) und Verantwortliche für Beschaffung, Beschaffung und Lieferantenmanagement müssen sich nach dem Kauf von Software für ihr Unternehmen häufig mit hohen Kosten für Anwendungsprogrammierschnittstellen (API) herumschlagen. Die steigenden API-Kosten scheinen für einige Unternehmen ein notwendiges Übel zu sein, insbesondere da sie wesentlich dazu beitragen, Web-Apps für Benutzer benutzerfreundlich zu machen.

Für die meisten Unternehmen ist die Prognose und Verwaltung nicht budgetierter API-Kosten während des Software-Aushandlungsprozesses schwierig, da es schwierig sein kann, genau zu beurteilen, wie viele API-Anfragen Ihre App erhalten wird. Es kann auch schwierig sein, abzuschätzen, welcher Prozentsatz der Anfragen zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie API-Kosten in Softwareverträgen verhandeln können. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über die Funktionsweise der API-basierten Preisgestaltung und einige Best Practices, die Sie bei der Auswahl Ihrer Optionen berücksichtigen sollten.

Unter API-basierter Preisgestaltung versteht man die Abrechnung von Softwarekunden basierend darauf, wie oft sie API-Dienste nutzen. Der tatsächliche Preis hängt von der Anzahl der API-Aufrufe ab, die die Software durchführt. Ein API-Aufruf ist eine Anfrage, die eine Software über eine API an eine andere Anwendung stellt. Da die API eine „Schnittstelle“ zwischen den beiden Softwaresystemen darstellt, sendet sie Nachrichten und berechnet API-basierte Gebühren/Kosten für Benutzer basierend auf der Anzahl der gesendeten Nachrichten.

Erwägen Sie beispielsweise den Kauf einer Anlageverwaltungsanwendung, die mithilfe einer API Live-Preisangebote für verkaufsfähige Rohstoffe wie Eisenerz bereitstellt, an deren Kauf Ihre Kunden möglicherweise interessiert sind. So könnte sich die API-basierte Preisstruktur auswirken:

Null bis 100.000 Anfragen pro Monat kosten Sie 0,02 US-Dollar pro Anruf, vorausgesetzt, Sie zahlen eine Mindestgebühr von 1.000 US-Dollar pro Monat. Wenn Sie Ihre 100.000 Anfragen überprüfen, kostet jede Anfrage nach 100.001 0,75 $ statt 0,02 $.

Sie könnten einen ermäßigten Tarif aushandeln, wenn Sie damit rechnen, weit mehr als 50.000 Anfragen pro Monat zu erhalten. Beispielsweise könnten Sie für 200.000 monatliche Anrufe 0,015 US-Dollar pro Anfrage zahlen. In diesem Fall müssten Sie jedoch eine höhere monatliche Mindestgebühr zahlen, beispielsweise 2.500 US-Dollar.

Für KMU-Führungskräfte ist die richtige API-basierte Preisstruktur von entscheidender Bedeutung, um vorhersehbare Budgets einzuhalten, auf die sich Ihr Finanzteam verlassen kann. Dies ist besonders wichtig angesichts der steigenden Preise für API-Anfragen. Bis 2026 werden voraussichtlich 50 % der SaaS- und Softwareverträge diese Preisstruktur nutzen, deutlich mehr als die 5 %, die wir heute auf dem Markt sehen. [1]

Die richtige Preisstruktur hat Einfluss auf Geschäftsentscheidungen. Es wird

Beeinflussen Sie die Preisgestaltung Ihres Angebots

Geben Sie Ihnen die Möglichkeit, die Anzahl der Benutzer einfach zu vergrößern

Befähigen Sie Sie, zu verhindern, dass Softwaregebühren die Rentabilität Ihres Geschäftsmodells gefährden

Ermöglichen Sie die Erzielung attraktiverer Gewinnmargen

Sie können drei komplementäre Strategien nutzen, um einen Vertrag zu erhalten, der Ihren Budgetzielen entspricht.

Die Aushandlung von API-Preisstufen kann mit dem Vergleich von Pay-as-you-go-Abonnements mit Verpflichtungsmodellen beginnen. Bei einem Pay-as-you-go-Modell wird nur für die von der API gestellten Anfragen bezahlt. Oftmals müssen Sie jeden Monat eine Mindestgebühr zahlen.

Bei einem Commitment-Modell erhalten Sie eine Pauschale für eine bestimmte Anzahl an Anfragen. Wenn Sie diesen Betrag überschreiten, zahlen Sie eine zusätzliche Gebühr.

Wenn Sie sicher sind, dass Sie eine bestimmte Anzahl an Anfragen pro Monat nicht überschreiten, könnte ein Commitment-Modell eine gute Lösung sein. Wenn Sie die Software beispielsweise für Ihre internen Mitarbeiter verwenden, kann es relativ einfach sein, die voraussichtliche Nutzung über einen Monat hinweg abzuschätzen.

Wenn Sie eine begrenzte Anzahl von Kunden haben und nach und nach neue Konten hinzufügen, können Sie möglicherweise eine einigermaßen genaue Anfrageobergrenze schätzen.

Wenn Sie hingegen in einem volatileren Markt tätig sind, beispielsweise im Einzelhandel, sollten Sie sich möglicherweise für ein Pay-as-you-go-Modell entscheiden. Mit dieser Preisstruktur zahlen Sie in schwachen Jahreszeiten weniger und bei wachsendem Unternehmen mehr.

Daher ist es am besten, die Preismodelle „Pay-as-you-go“ und „Commitment“ im Kontext der voraussichtlichen Nachfrage zu vergleichen, bevor Sie sich für das Modell entscheiden, das am besten zu Ihnen passt.

Erwägen Sie den Einsatz von API-Management-Tools, um die Nachfragegenauigkeit zu erhöhen. Mit einem API-Verwaltungstool können Sie die Anzahl der Anfragen drosseln, indem Sie den Betrag verwenden, den Sie als harte oder weiche Parameter eingeplant haben.

Ein API-Verwaltungstool kann Sie auch warnen, wenn Sie sich Ihren Volumengrenzen nähern. Darüber hinaus können Ihnen diese Tools Analysen liefern, die Sie bei der Preisverhandlung unterstützen. Sie könnten beispielsweise einen günstigen Testpreis aushandeln, den Sie für ein Viertel oder drei Monate bezahlen. Während dieser Zeit können Sie ein API-Überwachungstool verwenden, um die Anzahl der erhaltenen Anfragen und die verschiedenen Faktoren zu analysieren, die zu ihrem Anstieg oder Rückgang führen.

Mit diesen Daten können Sie einen längerfristigen Preis aushandeln, beispielsweise für ein ganzes Geschäftsjahr.

Ebenso kann es eine bessere Option sein, in Ihren Verträgen Flexibilität auszuhandeln. Sie können sich beispielsweise das Recht vorbehalten, von einem Pay-as-you-go-Abonnement auf ein Commitment-Modell umzusteigen, wenn die Anzahl der Anfragen einen bestimmten Wert überschreitet oder Sie Ihr Unternehmen vergrößern müssen. In diesem Szenario kann das Anbieten einer angemessenen monatlichen Mindestzahlung eine Win-Win-Situation für Sie und den Softwareanbieter sein.

Abhängig von der Software, die Sie kaufen, und der Art und Weise, wie Sie sie verwenden, können erhebliche sekundäre API-bezogene Kosten anfallen. Beispielsweise können Sie einen Softwaredienst mit unterschiedlichen Stufen abonnieren, wobei jede Stufe über erweiterte Funktionen verfügt. In den höheren Stufen sind möglicherweise auch mehr API-Anfragen enthalten.

Wenn Ihr Unternehmen eine höhere Stufe erreichen muss, um von den überlegenen Funktionen profitieren zu können, müssen Sie möglicherweise unterschiedliche API-basierte Kosten tragen. In diesem Fall könnten Sie etwa Folgendes aushandeln: „Wenn unser Unternehmen eine Stufe aufsteigen muss, möchten wir die Kosten für die nächste Stufe um X reduzieren, da wir weiterhin nur maximal Y Anfragen benötigen würden.“

In manchen Situationen müssen Sie möglicherweise auch die Datenübertragungskosten berücksichtigen, die mit steigenden API-Anfragen verbunden sind.

Die Integration von APIs kann zu einem Anstieg der Sicherheitsbedenken führen. Erwägen Sie daher ein Upgrade Ihrer Cybersicherheitstools oder -dienste, bevor Sie die Software fertigstellen.

Einige Softwareanbieter sind möglicherweise bereit, Zahlungsbedingungen zu akzeptieren, die auf schwankender Nachfrage oder sogar Ihren Geschäftsergebnissen basieren.

Angenommen, Sie haben eine E-Commerce-Web-App mit mehr Benutzern während der Haupteinkaufssaison. Sie können einen Tarif für Zeiten außerhalb der Hauptverkehrszeiten und einen anderen für Hauptverkehrszeiten aushandeln.

Die Verknüpfung der API-basierten Kosten Ihres Unternehmens mit den geplanten Ergebnissen kann eine Möglichkeit sein, Ihrer aktuellen API-Investition einen definitiven ROI zu verleihen.

Nehmen wir zur Veranschaulichung an, Sie haben ein Unternehmen, das eine Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM) anbietet, die eine Social-Media-API umfasst. Mit dieser API können Sie potenzielle Kunden auf Twitter, Facebook und Instagram aus Ihrem CRM heraus erreichen.

Sie könnten eine Vereinbarung aushandeln, in der es heißt: „Zusätzlich zur Zahlung eines Betrags von X pro Monat zahlt unser Unternehmen für jeden zahlenden Kunden, der über Social-Media-Interaktionen über die API gewonnen wird, einen zusätzlichen Betrag von Y.“ Sie können den Zusammenhang zwischen der API und dem Umsatz genau nachweisen, indem Sie einen monatlichen Bericht zur Kundengewinnungsstatistik erstellen und ihn Ihrem internen Team und dem Softwareanbieter vorlegen.

Durch die Befolgung bestimmter Best Practices können Sie API-Kostensteigerungen vermeiden und einen Softwarevertrag aushandeln, der Ihrer Abteilung und anderen Stakeholdern zugute kommt.

Überwachen Sie API-Aufrufe und berücksichtigen Sie dabei Preisstufen. Auf diese Weise können Sie Ihre monatlichen Gebühren besser vorhersagen.

Identifizieren Sie proaktiv unsichtbare Preiskennzahlen. Das Erkennen übersehener Preiskennzahlen kann Faktoren wie Überschreitungsgebühren und benutzerbasierte Preise umfassen, bei denen der Preis mit der Anzahl der Benutzer steigt.

Suchen Sie nach APIs, die viele Anfragen generieren. Achten Sie bei der Aushandlung Ihres Softwarevertrags darauf, nach APIs zu suchen, die viele Anfragen generieren, insbesondere wenn viele dieser Anfragen keine positiven Geschäftsergebnisse mit sich bringen.

Wenn Sie entsprechend der Preisstufenstruktur verhandeln, sekundäre API-bezogene Kosten berücksichtigen und die Preise auf der Grundlage der Nachfrage oder der Geschäftsergebnisse aushandeln, können Sie Ihre nächste Verhandlung mit einem Deal abschließen, hinter dem die Stakeholder stehen können. Diese Taktiken können Ihnen auch die Gewissheit geben, dass Ihre API-bezogenen Kosten die Gemeinkosten nicht in die Höhe treiben.

Wenn Sie Software mit einer API in Betracht ziehen, Kosten senken möchten oder einen Berater in Anspruch nehmen möchten, der Ihnen dabei hilft, eine finanziell fundierte Entscheidung zu treffen, besteht Ihr nächster Schritt darin, sich diese Ressourcen anzusehen, um weitere Informationen zu erhalten:

So verhandeln Sie Softwareverträge neu und sparen gleichzeitig Kosten

3 Möglichkeiten, mit einem Berater in Kontakt zu treten, helfen Ihnen, die richtige Wahl zu treffen

3 Möglichkeiten, wie ein Berater Ihnen beim Kauf der richtigen Software hilft

1. So verhandeln Sie API-Preise in Software- und SaaS-Verträgen, Gartner 2023